Zásady ochrany osobních údajů

1: KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

1.1 KDO JSME

Jsme spolek Pragulic – Poznej Prahu jinak! Boříme zavedené stereotypy o bezdomovectví tím, že umožňujeme zájemcům na vlastní kůži zažít svět lidí bez domova. Kromě toho nás však zákon označuje taky za tzv. správce osobních údajů – jsme tak odpovědní za bezpečnost Vašich osobních údajů a za to, že nedochází k jejich únikům či zneužitím. V případě potřeby se na nás můžete obrátit na níže uvedených kontaktech:

Pragulic – Poznej Prahu jinak!
IČO: 227 16 386
Sídlo: Londýnská 123/36, 120 00 Praha 2
Kancelář: Staroměstské náměstí 4/1, 110 00 Praha 1

Telefon: +420 725 314 930
E-mail: pragulic@pragulic.cz
Web: www.pragulic.cz

1.2 PROČ ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE

Ačkoli se to nemusí na první pohled zdát, zpracování Vašich osobních údajů je v různém rozsahu naprosto klíčové pro čerpání většiny služeb. Díky sděleným osobním údajům například víme, kam doručit objednávku, s kým spolupracovat, komu zaslat fakturu za služby, jakož třeba i to, komu pomoci s řešením jeho problému. Klienti, uživatelé webu, zaměstnanci, smluvní partneři, ale i jiné osoby – aby byla spolupráce s nimi možná, musí alespoň v omezeném rozsahu z naší strany docházet k nakládání s jejich údaji.

2: KDY KE ZPRACOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ MŮŽE DOCHÁZET?

2.1 PŘÍKLADY SITUACÍ, KDY PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI

  • Když se na nás obrátíte s dotazem, poptávkou služeb či jinou žádostí
  • Když si u nás booknete prohlídku, zážitek, nebo si u nás objednáte dárek
  • Když s námi uzavřete smlouvu o spolupráci či jinou smlouvu
  • Když nás podpoříte příspěvkem
  • Když nám v rámci výběrového řízení zašlete svůj životopis
  • Když využíváte náš web
  • Když se rozhodnete odebírat naše novinky
  • Když si Vaše informace najdou cestu na náš web či sociální sítě

2.2 JAKÝM ZPŮSOBEM S VAŠIMI ÚDAJI PRACUJEME

Osobní údaje po Vás vyžadujeme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro naplnění účelu, pro který je sbíráme: vyřízení objednávky, ověření platby, plnění smlouvy apod. Zpracování čehokoli nezbytného by byla zbytečná zátěž pro Vás i pro nás. Současně si můžete být jistí, že s Vašimi údaji nepácháme žádné nepravosti: otevřené sdílení, přeprodávání, otravný marketing – to zkrátka není náš styl.

2.3 ÚDAJE POSKYTUJETE DOBROVOLNĚ

Máte plné právo se rozhodnout, zda nám své údaje poskytnete či nikoli – je to dobrovolné. Občas je však zpracování osobních údajů z naší strany nutné pro poskytnutí požadované služby. Nemůžeme Vás například úspěšně zaregistrovat na prohlídku nebo Vám odeslat objednané zboží, aniž bychom předtím zpracovali Vaše údaje. Nadto nám v určitých situacích zpracování údajů nařizuje přímo zákon – tak je tomu třeba v daňové, účetní a personální oblasti.

3: JAK NAKLÁDÁME S VAŠIMI ÚDAJI, KDYŽ…

3.1 …NÁS KONTAKTUJETE S DOTAZEM ČI ŽÁDOSTÍ

Kontaktovat nás můžete písemně či telefonicky. V případě písemné komunikace (například mail, webový formulář) potřebujeme alespoň krátkodobě zpracovávat Vaše jméno a kontaktní údaje, a to za účelem vyřízení Vaší žádosti či případného spárování dotazu s provedenou rezervací. V případě trvalé komunikace je poté možné, že si Vaše kontakty uložíme do adresářů, abychom k nim měli snadný přístup a mohli efektivně komunikovat. Je samozřejmé, že Vás bez Vašeho souhlasu nebudeme otravovat s nevyžádanými maily či telefonáty.

3.2 …SI U NÁS BOOKNETE PROHLÍDKU NEBO ZÁŽITEK

Prohlídky a zážitky můžete bookovat skrz formuláře na našem webu. Do nich budete muset vyplnit své jméno, kontaktní údaje, jazyk výkladu a typ a počet lístků. Tyto údaje musíme zpracovávat za účelem potvrzení rezervace a přípravy akce (komunikace s průvodci, komunikace s vámi, příprava materiálů apod.). Dále zpracováváme ještě Vaše fakturační údaje, což je nezbytné pro ověření platby za akci a vedení daňové či účetní evidence. Vaše údaje proto v této souvislosti mohou být zpřístupněny našemu zpracovateli účetnictví a uloženy po dobu, kterou vyžadují příslušné daňové a účetní předpisy (10 let od konce rozhodného zdaňovacího období).

3.3 …SI KOUPÍTE NĚKTERÝ Z NAŠICH DÁRKŮ

V případě nákupu v našem eshopu zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem vyřízení Vaší objednávky a doručení zboží. Typicky se jedná o jméno, organizaci, adresu včetně země doručení, kontaktní údaje a údaje o platbách a objednaném zboží. Je to nezbytné pro plnění uzavřené kupní smlouvy a údaje v takovém případě uchováváme po dobu, kdy lze ve vztahu k zakoupenému zboží uplatnit reklamaci.

3.4 …NÁM PŘISPĚJETE NA NAŠI ČINNOST

Pokud se rozhodnete nám přispět na činnost, rádi takový příspěvek přijmeme na základě darovací smlouvy. V souvislosti s ní budeme muset zpracovat Vaše osobní údaje (identifikační údaje, výši daru), abychom mohli vést řádnou evidenci dárců a evidenci o časovém a účelovém využití přijatých darů ve smyslu daňových zákonů. I proto mohou být tyto údaje ze smluv postoupeny pro účely evidence našemu zpracovateli účetnictví.

3.5 …HLEDÁME NOVÉ ČLENY TÝMU

Čas od času sháníme nové posily do našeho týmu. Případné životopisy a další materiály přijímáme a procházíme, abychom měli pro výběrové řízení dostatek informací. K vedení výběrového řízení nepoužíváme externí agentury, a údaje ze životopisů a dalších materiálů tak nejsou předávány třetím osobám. Údaje kandidátů, kteří v rámci konkrétního výběrového řízení nebyli úspěšní, jsou uchovávány pouze po dobu 3 až 4 měsíců od okamžiku ukončení výběrového řízení.

3.6 …SI VAŠE INFORMACE NAJDOU CESTU NA NÁŠ WEB ČI SOCIÁLNÍ SÍTĚ

Na interakci s naší komunitou nám záleží a jakákoli vřelá slova nás potěší. I proto se může stát, že Vaše posty, fotky nebo komentáře si mohou najít cestu na náš web, Facebook, Twitter či Instagram. Děje se tak samozřejmě po vzájemné domluvě na základě souhlasu. Není problém se rovněž domluvit na případném stažení materiálů a obsahu, budete-li si to přát – stačí nám napsat na náš mail pragulic@pragulic.cz

3.7 …MÁTE ZÁJEM ODEBÍRAT NAŠE NOVINKY

Pokud nám udělíte svůj souhlas (případně jste-li naším zákazníkem), můžeme vás emailem oslovovat s informacemi o zajímavých akcích či novinkách týkajících se našich služeb a aktivit. I když se maximálně snažíme, aby pro vás tyto zprávy byly relevantní a zajímavé, je samozřejmostí, že svůj souhlas s odběrem novinek můžete kdykoli odvolat. Více informací naleznete v sekci ZÁSADY MAILINGU.

3.8 ...SI PROHLÍŽÍTE NAŠE WEBOVÉ STRÁNKY

Na prezentaci nám záleží. I proto se snažíme neustále náš webový obsah vylepšovat. Za tímto účelem využíváme nástrojů Google pro sledování uživatelské interakce na našem webu. Tyto nástroje nám říkají, které sekce webu Vám připadají nejzajímavější, co nejčastěji vyhledáváte apod. (na základě sběru návštěvnických dat a cookies). Jelikož jsou tyto nástroje majetkem společnosti Google, je možné, že Google tato data bude moci rovněž zobrazit. Podrobné informace o ochraně osobních údajů společnosti Google najdete ZDE. Pro informace ohledně změny nastavení cookies si přečtěte, prosím, sekci NASTAVENÍ COOKIES.

3.9 …S NÁMI UZAVŘETE SMLOUVU O SPOLUPRÁCI ČI JINOU SMLOUVU

Nejsme všemocní, a tak se při naší činnosti občas naskytne potřeba určité činnosti outsourcovat. Za tímto účelem uzavíráme tradičně smlouvy o spolupráci či jiné smlouvy, jimiž bude poskytování služeb ošetřeno. Údaje z těchto smluv (typicky identifikační údaje, kontaktní údaje, bankovní spojení, údaje o plnění) zpracováváme za účelem plnění závazků z dané smlouvy – tomu odpovídá také doba uložení těchto údajů, která odpovídá době spolupráce a následným lhůtám pro uplatnění nároků plynoucích z předmětné smlouvy.

4: JAKÉ JSOU PRÁVNÍ DŮVODY NAŠEHO ZPRACOVÁNÍ?

4.1 ZÁKONNOST ZPRACOVÁNÍ

Námi prováděné zpracování vašich osobních údajů je zákonné pouze tehdy, pokud ho lze opřít alespoň o jeden z právních důvodů vyčtených v čl. 6 GDPR. Našimi právními důvody pro zpracování jsou:

  • Plnění smlouvy
    • To se týká případů zpracování osobních údajů ze smluv, které uzavíráme s fyzickými osobami. Jedná se zejména o kupní smlouvy, smlouvy o spolupráci, darovací smlouvy apod.
  • Plnění právní povinnosti
    • Zpracování na základě plnění právní povinnosti Pragulicu je prováděno například v souvislosti s vedením daňových a účetních evidencí, evidencí darů, fakturací apod.
  • Oprávněné zájmy správce či třetí osoby
    • Našimi oprávněnými zájmy, na nichž je zpracování osobních údajů založeno, jsme identifikovali:
      • Zájem na budování dobrého jména a reputace Pragulicu prostřednictvím uveřejňování recenzí a komentářů na webu
      • Zájem na výběru vhodného uchazeče v rámci výběrového řízení v souvislosti s příjmem životopisů
      • Zájem na zlepšování online služeb prostřednictvím analýzy dat uživatelské interakce
    • Souhlas subjektu údajů
      • Váš souhlas potřebujeme například ke zveřejnění fotografií na sociálních sítích či k zasílání emailového newsletteru. Udělený souhlas můžete kdykoli snadným způsobem odvolat. Více v ZÁSADÁCH MAILINGU.

5: EXISTUJÍ DALŠÍ PŘÍJEMCI VAŠICH ÚDAJŮ?

5.1 POUZE NEZBYTNÉ ZPŘÍSTUPNĚNÍ

Pragulic Vaše údaje volně nepředává či nepřeprodává neoprávněným třetím osobám. Pokud již údaje někomu předáváme, děje se tak v úzké souvislosti s našimi službami, kdy takové předání a zpracování Vašich údajů třetí osobou je nezbytné pro zajištění hladkého chodu Pragulicu – jedná se zejména o činnosti, které pro nás obstarává externí dodavatel  na základě smlouvy.

5.2 SPOLUPRACUJÍCÍ SMLUVNÍ PARTNEŘI

Při naší činnosti využíváme služeb následujících partnerů a poskytovatelů, kteří v konkrétních případech mohou mít k vašim údajům přístup:

  • Externí zpracovatel účetnictví
  • Externí poskytovatel IT služeb
  • Poskytovatel speciálního softwaru pro správu firemních operací a poskytovatel účetního softwaru
  • Poskytovatelé služeb sdíleného úložiště dokumentů
  • Provozovatelé sociálních sítí a online platforem pro sdílení obsahu Google, Facebook, Twitter
  • Poskytovatel právních služeb

6: JAKÁ MÁTE PRÁVA A JAK JE UPLATNIT?

6.1 PŘEHLED PRÁV, KTERÁ LZE UPLATNIT

Za účelem výkonu maximální kontroly nad svými údaji můžete ve vztahu k nim uplatnit následující práva, která vyplývají z článků 15 až 22 GDPR?

  • Právo získat informace o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a případně získat kopii či výpis takto zpracovávaných osobních údajů (právo na přístup)
  • Právo na opravu vašich osobních údajů, v případě, že tyto údaje dosud zpracováváme nepřesné, jakož i právo na vyrozumění o provedení opravy (právo na opravu)
  • Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází, nebudou-li osobní údaje dále potřebné k účelu, pro který byly zpracovány, jakož i v případě, kdy odvoláte svůj souhlas se zpracováním
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů a vyrozumění o provedeném omezení
  • Právo získat údaje zpracovávané Pragulicem jakožto správcem osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a je-li to technicky proveditelné, rovněž na přímé předání těchto údajů správcem třetímu subjektu, který výslovně označíte (právo na přenositelnost údajů)
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němž dochází z titulu oprávněných zájmů správce či třetí osoby, jak je nastíněno výše
  • Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů v případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu souhlasu

6.2 JAK POSTUPOVAT PŘI UPLATŇOVÁNÍ SVÝCH PRÁV

V případě potřeby se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím emailu na pragulic@pragulic.cz, případně využít jakýkoli z kontaktů uvedených v článku 1.2 těchto zásad. Ve zprávě specifikujte, čeho se Vaše žádost týká, a my jí budeme věnovat patřičnou pozornost. Dovolujeme si upozornit, že v případě pochybností jsme oprávněni požádat Vás o potvrzení identity, abychom Vaše údaje nepředali do nepovolaných rukou. Nebudete-li spokojeni se způsobem vyřízení svého požadavku, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

7: NASTAVENÍ COOKIES

7.1 CO JSOU COOKIES A JAK ZMĚNIT JEJICH NASTAVENÍ

Cookies jsou malé datové soubory ukládané na Váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu nebo například načítání obsahu přizpůsobeného Vašemu prohlížeči. Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Více informací naleznete na následujících odkazech:

8: ZÁSADY MAILINGU

8.1 MAILING SPOJENÝ S PŘEDCHOZÍM VYUŽITÍM SLUŽEB PRAGULIC

Využijete-li některé z našich služeb, můžeme Vás v budoucnu oslovit prostřednictvím emailu s nabídkou obdobných služeb. To se týká zejména novinek v našem výběru prohlídek, zážitků či dárků. V případě, že si nebudete již dále přát občasné nabídky dostávat, stačí zaškrtnout příslušný odkaz v doručené zprávě, případně se na nás obrátit mailem s tím, že si již nepřejete emaily s nabídkami od nás dostávat.

8.2 OSTATNÍ MAILING

V případě, že se přihlásíte k odběru newsletteru, dáte nám tím svůj souhlas se zasíláním novinek týkajících se činnosti Pragulicu a služeb, které nabízí. Odběr novinek máte možnost kdykoli odhlásit kliknutím na příslušný link v patičce doručených zpráv, případně zasláním emailu na adresu pragulic@pragulic.cz ve kterém nám sdělíte, že si již novinky nepřejete dostávat. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování Vaší emailové adresy za účelem zasílání novinek.

8.3 ZÁKLADNÍ ZÁSADY MAILINGU PRAGULIC

  • Nemáme rádi SPAM. Neradi ho dostáváme, neradi ho rozesíláme. Nehodláme vám posílat nežádoucí nabídky, ani za tímto účelem předávat Vaše kontaktní údaje jiným subjektům.
  • Novinky připravujeme tak, aby byly úzce spjaty s naší činností a rozesíláme je v dostatečně dlouhých intervalech, aby nezahlcovaly Vaši schránku a abyste se na ně vždy mohli těšit.
  • Není problém odběr newsletteru kdykoli odhlásit (odkaz v patičce doručených zpráv).
  • Jakékoli dotazy týkající se mailingu s Vámi rádi vyřešíme na emailu pragulic@pragulic.cz

9: ÚČINNOST A ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

9.1 BUDOUCÍ ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Je možné, že v budoucnu budeme muset udělat dílčí úpravy a změny těchto zásad. O jakýchkoli podstatných změnách vás budeme s předstihem informovat, přesto však doporučujeme, abyste aktuální znění těchto zásad čas od času zkontrolovali, neboť může dojít k jejich dílčím úpravám.

9.2 ÚČINNOST

Tyto zásady nabyly platnosti 25. května 2018.